Een goede eerste indruk; het is ontzettend belangrijk! De eerste indruk kan het verschil maken tussen een succesvolle overeenkomst en een mislukte poging tot een overeenkomst. Het verschil tussen een lange termijn relatie of een eenmalige afspraak. Want met een eerste indruk laat u de bezoeker een eerste glimp zien van uw organisatie en van waar uw organisatie voor staat.
Bij het binnentreden van uw gebouw, vormt de eerste ruimte van uw gebouw al de eerste indruk en het eerste gevoel van de bezoeker. Deze eerste indruk kunnen we zien als een soort filter, wat al onze latere waarnemingen beïnvloedt.
De sfeer van de ontvangstruimte
De ontvangstruimte is in veel gevallen de eerste ruimte waar bezoekers of patiënten van praktijken en organisaties binnenkomen. Het is een ruimte waar emoties ontstaan, bijvoorbeeld een gevoel van rust of juist een ongemakkelijk gevoel.
Met de inrichting van de ontvangstruimte kunt u dit eerste gevoel, deze eerste emoties positief beïnvloeden. Hierbij staat de sfeer van de ontvangstruimte op nummer één.
Welke sfeer u het beste kunt proberen te realiseren is volledig afhankelijk van uw organisatie. De sfeer kunt u het beste laten aansluiten bij de identiteit van uw organisatie en bij de huisstijl. Is uw hele organisatie modern ingericht? Dan kunt u deze inrichting het beste ook laten terugkomen in de ontvangstruimte. Is uw organisatie juist heel huiselijk ingericht? Dan is dat voor uw ontvangstruimte waarschijnlijk ook de beste optie.
Meubilair voor de ontvangstruimte
In de ontvangstruimte zien we twee verschillende onderdelen vrijwel altijd terugkomen; de ontvangst(balie) en de zithoek. Het is belangrijk dat deze twee onderdelen bij elkaar passen.
De ervaring van Zevenbergen? Het meubilair in de ontvangstruimte mag best wel opvallend zijn en in het oog springen. Bijvoorbeeld door meubilair met een opvallend detail, een uniek kleurtje of een speciaal meubelstuk. Een opvallend item kan zorgen dat uw organisatie niet snel vergeten wordt.
De receptie in de ontvangstruimte
Een vriendelijke receptionist(e) die u glimlachend hartelijk welkom heet; dat zorgt voor positief binnenkomen! Een ontvangstbalie in de ontvangstruimte is in veel gevallen dan ook geen overbodige luxe. Belangrijk bij een ontvangstbalie is een prettige stahoogte voor de bezoeker en een aansluitend design bij het overige ontvangstmeubilair.
Zorg voor vermaak
Wachten vindt niemand echt leuk, afleiding in een wachtkamer of ontvangstruimte is vaak dan ook meer dan welkom. Afleiding kunt u bieden door (actuele) tijdschriften neer te leggen of informatie over uw organisatie. Een tv-scherm of een coffeecorner kan ook een uitkomst zijn om de verveling tegen te gaan.
Ontvangt u (ook) kinderen in de ontvangstruimte? Zorg voor een leuk speelhoekje!
Meubilair voor een aangename zithoek
Een krakkemikkig houten stoeltje? Of toch liever een comfortabele bank? Comfortabel meubilair zorgt ervoor dat de bezoeker zich welkom en ontspannen voelt. Met dit meubilair bent u gastvrij richting al uw bezoekers. Er zijn een aantal aandachtspunten bij het selecteren van het zithoek meubilair in de ontvangstruimte:
- Een comfortabele bank, stoel of fauteuil is goed, maar zorg wel dat het een item is met actieve zit. Dit zorgt dat de bezoeker ook weer gemakkelijk op kan staan.
- Biedt u uw gasten koffie of thee aan? Zorg dan voor bijzettafeltjes op passende hoogte.
- Een bezoeker gebruikt bij binnenkomst als het ware alle zintuigen om een eerste beeld van de organisatie te vormen. Een afgesloten ruimte kan erg benauwend aanvoelen. Als het binnen de beschikbare ruimte mogelijk is, is het aan te raden om een open ontvangstruimte te creëren. Dit kunt u bijvoorbeeld realiseren met glazen wanden.
In het assortiment van Zevenbergen vindt u tal van handige en comfortabele meubels voor de ontvangstruimte. Wat dacht u van wachtbanken? Of van deze lage tafels?
De rol van meubels bij de akoestiek van de ontvangstruimte
Over het algemeen geldt dat een ontvangstruimte niet te druk moet zijn. Vaak willen bezoekers of gasten zich nog even rustig voorbereiden op de afspraak. Een ruimte die rust en kalmte uitstraalt is daardoor in de meeste gevallen het prettigst voor de bezoeker.
Een rustige, kalme ontvangstruimte komt hand in hand met een prettige akoestiek. Een prettige akoestiek wordt bereikt door voldoende zorg en aandacht. Zevenbergen heeft diverse oplossingen beschikbaar voor een optimale akoestiek. Van meubilair met geluiddempende stoffen tot plafondsystemen die geluid absorberen. U kunt onder andere kiezen uit akoestische scheidingswanden, akoestisch zitmeubilair of accessoires die de akoestiek verbeteren.
5 tips voor meubilair in uw ontvangstruimte
1. Een garderobe
Biedt uw bezoekers en gasten de mogelijkheid om hun jas ergens op te hangen. Eenvoudig te realiseren met een garderobe.
2. Verlichting
Verlichting zorgt voor sfeer. Het kan zorgen voor een aangename en sfeervolle omgeving, maar ook voor een kille ruimte. In een ontvangstruimte is daglicht belangrijk. Is dat er niet of weinig? Kies dan voor sfeervolle (witte) verlichting. Wit licht zorg dat we actief worden / blijven.
3. Kleuren in de ontvangstruimte
In de ontvangstruimte willen we een rustig en kalme sfeer realiseren. Kleuren hebben een grote invloed op de sfeer in een ruimte. Zo zijn de kleuren groen, blauw en wit rustgevend. Rood en zwart zijn twee kleuren die u hierbij het beste kunt vermijden.
Groen kunt u gemakkelijk aan de ontvangstruimte toevoegen in de vorm van planten.
4. Temperatuur in de ontvangstruimte
Het is vervelend om te moeten wachten in een snikhete wachtkamer of op een ijskoud plekje. Vergeet de ontvangstruimte daarom niet als het gaat om verwarming en airconditioning.
5. Privacy
Bezoekers, zeker bezoekers van medische instellingen, kunnen veel waarde hechten aan een stukje privacy.
Ontvangstruimte inspiratie
Zevenbergen heeft als expert op het gebied van project- en kantoorinrichtingen al veel ontvangstruimtes ingericht. Kijkt u mee voor wat inspiratie?
Advies over uw ontvangstruimte?
Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen? Of wilt u advies op maat ontvangen over uw ontvangstruimte? Onze experts staan voor u klaar! Graag denken we met u mee over alle onderdelen van uw ontvangstruimte. Neem vrijblijvend contact met ons op!