Een flinke stapel met belangrijke documenten, post-its met aantekeningen, een appel kroos en een bak koude koffie (en die van gisteren). Binnen een paar werkdagen is uw bureau van opgeruimd en leeg verandert naar een ware crime scene. Herkenbaar? Een rommelige werkplek draagt vaak niet bij aan een geordend hoofd. Niet voor niks roepen veel bedrijven de clean desk policy in het leven. Benieuwd wat een clean desk policy is en wat de voordelen hiervan zijn? Wij vertellen het u graag.
Wat is een clean desk policy?
Bij een clean desk policy gaat het erom dat er zo min mogelijk rommel op het bureau ligt. Documenten, aantekeningen en andere spullen worden netjes opgeruimd en uit het zicht gehaald. Een kopje koffie en een laptop mogen uiteraard wel blijven staan omdat deze items simpelweg vereist zijn om het werk goed uit te kunnen voeren. Aan het einde van de werkdag wordt het bureau weer netjes opgeruimd achtergelaten. Belangrijke documenten worden veilig opgeborgen en de kopjes koffie worden in de vaatwasser geplaatst. Het resultaat? Een opgeruimd bureau en een opgeruimd hoofd.
Wat is het nut van een clean desk policy?
Naast dat een clean desk policy zorgt voor een opgeruimde werkplek zijn er nog meer redenen om als bedrijf voor een clean desk policy te kiezen. Zo kunt u spullen makkelijker terugvinden als u deze netjes opruimt.
Daarnaast is een clean desk policy een manier om medewerkers te leren omgaan met gevoelige documenten. Door gevoelige documenten veilig op te bergen is de kans dat er vertrouwelijke informatie in de verkeerde handen valt een stuk kleiner. Met een clean desk policy wordt de kans op fraude aanzienlijk vermindert.
Bij bedrijven waar gebruik wordt gemaakt van flexplekken is een clean desk policy een must. U wilt immers niet in de rommel van collega’s werken. Door een clean desk policy in te voeren dienen medewerkers hun bureau opgeruimd achter te laten voor de volgende collega die aan dezelfde plek wil werken.
De voordelen van een clean desk policy
Een clean desk policy biedt vele voordelen voor bedrijven en hun medewerkers. Wij hebben de belangrijkste voordelen voor u op een rijtje gezet:
- Een opgeruimde werkplek zorgt voor een professionele uitstraling
- Aantekeningen en documenten zijn eenvoudig terug te vinden
- Vertrouwelijke informatie is beter beschermd tegen fraude
- Het schoonmaken van de werkplek is een fluitje van een cent
- Medewerkers functioneren beter in een goed georganiseerde omgeving wat resulteert in een hogere concentratie en productiviteit.
Flexibele werkplekken zijn eenvoudig in te richten door een clean desk policy
De nadelen van een clean desk policy
Toch is niet iedereen even enthousiast over de clean desk policy. Een aantal nadelen die naar voren komen zijn het gebrek aan persoonlijkheid, het tijdrovende opruimen en het gebrek aan creativiteit. Zo hebben bepaalde medewerkers behoefte aan een persoonlijke toevoeging op de werkplek zoals een foto van het gezin of van de kinderen. Door de invoering van een clean desk policy is dit eigenlijk niet toegestaan. Daarnaast zijn niet alle medewerkers geholpen bij een opgeruimd bureau. Chaotische werkomgevingen stimuleren namelijk de creativiteit. Het zou kunnen dat een clean desk policy een negatief effect heeft op medewerkers met creatieve functies.
Tips voor het invoeren van een clean desk policy
Voor het invoeren van een clean desk policy is het belangrijk de werkplek zo optimaal mogelijk in te delen. Zorg bijvoorbeeld voor voldoende opbergruimte. Als medewerkers niet voldoende alternatieve opbergruimte hebben, kunt u niet van hen verlangen dat zij een clean desk policy naleven. Overweeg de aanschaf van ladeblokken die gemakkelijk onder bureau’s passen. Zorg daarnaast voor voldoende afsluitbare opbergruimte. Vergrendelde roldeurkasten of kluizen zijn goede opties om waardevolle documenten en apparaten op te bergen.
Meubels die de clean desk policy bevorderen!
Overweegt u het invoeren van een clean desk policy binnen uw organisatie? Wij van Zevenbergen Kantoorefficiency helpen u graag een handje op weg. Wij bieden een uitgebreid assortiment aan hulpmiddelen die een opgeruimde werkplek ten goede komen:
- Roldeurkast | Creëer een zee aan opbergruimte met een roldeurkast. Het voordeel van dit type kast is dat u geen rekening hoeft te houden met openslaande deuren, waardoor u de kast in elk kantoor kunt neerzetten.
- Schuifdeurkast | Een schuifdeurkast is een fijne oplossing voor een klein kantoor. De schuifdeurkast neemt weinig ruimte in en is ideaal om spullen in op te bergen.
- Kluizen | Kluizen zijn ideaal om vertrouwelijke documenten, waardevolle items en laptops op een veilige manier op te bergen.
- Ladeblokken | Ladeblokken zijn onmisbaar voor persoonlijke berging van documenten en kantoorbenodigdheden. Ladeblokken zijn beschikbaar in diverse formaten en uitvoeringen en zijn in te delen naar uw specifieke wensen en behoeftes.
- Monitorarm | Monitorstandaards zijn erg belangrijk voor een gezonde werkhouding achter uw bureau. Maar draagt ook bij aan het kabelmanagement. Een monitorarm laat een monitor zweven en hierdoor ontstaat er meer ruimte op het bureaublad.
Op zoek naar opbergmeubels?
Zevenbergen B.V. geeft u graag persoonlijk advies afgestemd op uw wensen. Bent u op zoek naar kantoorinrichting om een clean desk policy in te voeren? Vraag onze medewerkers naar de mogelijkheden!